Das Fuhrparkmanagement befindet sich in einer Phase tiefgreifender Veränderungen. Steigende Anforderungen an Effizienz, Nachhaltigkeit und Digitalisierung treffen auf knappe personelle Ressourcen und zunehmend komplexe Aufgabenfelder. Eine aktuelle Studie zeigt deutlich: Fuhrparkverantwortliche bewegen sich heute in einem Spannungsfeld aus wachsender Verantwortung und begrenzten Kapazitäten.
Im Durchschnitt bestehen Fuhrparkteams in Flotten mit mehr als 100 Fahrzeugen aus lediglich 2,1 Vollzeitstellen. Besonders angespannt ist die Situation im Segment zwischen 100 und 499 Fahrzeugen: Hier liegt die durchschnittliche Teamgröße bei nur 1,4 Mitarbeitenden. Erst ab 500 Fahrzeugen steigt die personelle Ausstattung deutlich auf 6,1 Mitarbeitende an. Für kleinere Flotten unter 100 Fahrzeugen fallen die personellen Ressourcen nochmals geringer aus und die Aufgaben werden häufig zusätzlich zu anderen Funktionen übernommen.
Zusätzlich erschwert wird die Situation durch die organisatorische Einbindung des Fuhrparks im Unternehmen. Ob als eigenständige Abteilung, im Finanzbereich, Beschaffung/Einkauf oder im Personalmanagement angesiedelt – die Struktur hat erheblichen Einfluss auf Entscheidungswege und Handlungsspielräume. Gerade in komplexen Unternehmensstrukturen mit zentral gesteuerten Einzelfirmen steigt der Koordinationsaufwand erheblich.
Dabei verfügen Fuhrparkverantwortliche durchaus über Einfluss in wichtigen operativen Bereichen, wie eine aktuelle Befragung von Fuhrparkverantwortlichen von Flotten mit mehr als 100 Fahrzeugen zeigt. So haben sie häufig ein Mitspracherecht bei Fahrzeugsammelbestellungen, der Auswahl von Dienstleistern wie zum Beispiel Tank- und Ladekartenanbieter. Deutlich eingeschränkter ist ihr Einfluss jedoch bei strategischen Themen: Knapp die Hälfte der Befragten (47 Prozent) sind in die Gestaltung der Car-Policy, Dienstwagenregelungen oder die Genehmigung individueller Fahrzeuganschaffungen eingebunden. Hier zeigt sich ein Spannungsfeld zwischen operativer Verantwortung und strategischer Mitgestaltung.
Unverändert bleiben die zentralen Ziele des Fuhrparkmanagements: Kosteneffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit, Nachhaltigkeit, Mobilitätsgarantie sowie ein positives Unternehmensimage. Diese Zielvielfalt erhöht jedoch die Komplexität der Aufgaben und erfordert zunehmend strukturierte Prozesse.
Die Digitalisierung spielt dabei eine immer wichtigere Rolle. Bereits 55 Prozent der befragten Unternehmen setzen auf Fuhrparkmanagementsoftware, weitere 16 Prozent nutzen eigenentwickelte Lösungen. Die Einsatzbereiche reichen von Führerscheinkontrollen über Tank- und Ladekartenmanagement sowie Kostenübersichten bis hin zu Fahrzeugakten, Schadensmanagement und UVV-Unterweisungen. Für kleinere Flotten ist davon auszugehen, dass der Digitalisierungsgrad teilweise noch geringer ist, gleichzeitig aber ein besonders großes Potenzial zur Effizienzsteigerung besteht.
Die operativen Herausforderungen bleiben vielfältig. Besonders häufig genannt werden das Schadensmanagement, Bußgelder und Ordnungswidrigkeiten, Fahrer-Support und Kommunikation sowie die Abwicklung von Tank- und Ladekarten und der Energieabrechnung. Auch Fahrzeugrückgaben sowie Wartungs- und Werkstattprozesse binden erhebliche Ressourcen. Diese Themen betreffen große wie kleine Flotten gleichermaßen – allerdings mit dem Unterschied, dass kleinere Organisationen sie oft mit deutlich weniger Kapazität bewältigen müssen.
Für Fuhrparkverantwortliche bedeutet dies: Die Rolle entwickelt sich zunehmend vom reinen Verwalter hin zum strategischen Mobilitätsmanager. Wer es schafft, Prozesse zu strukturieren, digitale Lösungen gezielt einzusetzen und sich stärker in strategische Entscheidungen einzubringen, kann die aktuellen Herausforderungen nicht nur bewältigen, sondern aktiv Chancen nutzen. Gerade bei kleineren Flotten ist davon auszugehen, dass hier noch ungenutzte Potenziale liegen – insbesondere durch Standardisierung und den gezielten Einsatz externer Unterstützung. Denn ein effizient gesteuerter Fuhrpark bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen – unabhängig von seiner Größe.
