- Beschaffung bindet die meiste Zeit, Schadensmanagement wird am häufigsten als unverhältnismäßig aufwändig wahrgenommen.
- Kosten dominieren bei der Fahrzeugauswahl; gleich danach sind die Marke bei Pkws und der Laderaum bei Transportern wichtigste Kriterien.
- Besonders große Fuhrparks nutzen bereits dedizierte Softwaresysteme, deutlicher Anstieg und hohe Offenheit für KI-Nutzung.
Wachsende Komplexität und operativer Daueraufwand
Der Arbeitsalltag im Fuhrparkmanagement ist zunehmend von Zeitdruck und steigender Komplexität geprägt. Laut der Studie geben mehr als 80 Prozent der befragten Fuhrparkverantwortlichen an, dass ihre Aufgaben in den vergangenen Jahren deutlich aufwändiger geworden sind. Dabei zeigt sich: Fahrzeugbeschaffung und Austausch ist die Tätigkeit, die am meisten Zeit im Alltag der Fuhrparkverantwortlichen verbraucht. Tätigkeiten im Bereich Wartung, Reparaturen und Untersuchungen kosten etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit. Die verbleibende Zeit entfällt kumulativ auf organisatorische und administrative Tätigkeiten wie etwa Fahrerbetreuung, Versicherungsmanagement oder auch Controlling.
Innerhalb dieses breiten Aufgabenspektrums werden einzelne Tätigkeiten als unterschiedlich aufwändig wahrgenommen. Besonders das Schadensmanagement wird häufig als unverhältnismäßig zeitintensiv eingeschätzt und hebt sich damit deutlich von anderen Aufgaben ab. Zusätzliche Anforderungen entstehen durch neue Themenfelder wie das ESG-Reporting. Dieses ist insbesondere in größeren Fuhrparks bereits fest etabliert: Mehr als zwei Drittel der Flotten mit 50 oder mehr Fahrzeugen sind in entsprechende Berichtspflichten eingebunden. Damit geht ein zusätzlicher Aufwand für Datenerhebung, Aufbereitung und Abstimmung einher, der zunehmend in die bestehenden Prozesse integriert wird.
Fahrzeugbeschaffung: Kostenfokus und unterschiedliche Anforderungen bei Pkw und Transportern
In der Praxis bleibt die Beschaffung in den meisten Unternehmen zentral gesteuert: Häufig liegt die Verantwortung beim Fuhrparkmanagement, das Konfiguration, Bestellung und Abwicklung koordiniert. Mit zunehmender Flottengröße werden jedoch auch die Nutzer stärker eingebunden, etwa bei der Fahrzeugkonfiguration. Bei den Beschaffungswegen dominieren weiterhin etablierte Strukturen. Klassische Händlerbeziehungen bilden die wichtigste Bezugsquelle.
Entscheidend für die Fahrzeugauswahl sind vor allem wirtschaftliche Kriterien. Bei Pkw stehen Preis und Leasingrate klar im Vordergrund, während Faktoren wie Marke, Sicherheitsausstattung oder Fahrzeugsegment mit deutlichem Abstand folgen. Im Transporterbereich zeigt sich ein ähnliches Bild mit leicht verschobenen Prioritäten: Auch hier dominieren Kostenaspekte, gleichzeitig rücken nutzungsspezifische Anforderungen stärker in den Fokus. Insbesondere Laderaumgröße, Verfügbarkeit und Nutzlast sind zentrale Entscheidungskriterien, da sie unmittelbar mit dem operativen Einsatz der Fahrzeuge verknüpft sind.
Ergänzend gewinnt auch der Gebrauchtwagenmarkt an Relevanz – vor allem in kleineren Flotten. Voraussetzung für den Einsatz gebrauchter Fahrzeuge sind in erster Linie ein deutlicher Preisvorteil sowie eine schnelle Verfügbarkeit. Während gebrauchte Pkw selektiv eingesetzt werden, spielen gebrauchte Transporter aufgrund ihres funktionalen Charakters in vielen Flotten eine noch größere Rolle.
Fuhrparkmanagement-Systeme im Einsatz und wachsende Relevanz von KI
Dedizierte Softwarelösungen sind im Fuhrparkmanagement noch nicht flächendeckend im Einsatz. Während größere Flotten bereits häufiger auf entsprechende Systeme zurückgreifen, arbeitet ein erheblicher Teil – insbesondere kleinere Fuhrparks – weiterhin ohne spezialisierte Software. Die Anforderungen an Fuhrparkmanagement-Systeme sind dabei klar definiert: Im Fokus stehen vor allem Funktionen zur Kostenkontrolle, zur Organisation von Wartungen sowie zur Sicherstellung von Compliance, etwa durch Führerscheinkontrollen oder UVV-Prüfungen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Anforderungen nicht immer vollständig abgedeckt werden. Gerade im Bereich Compliance bestehen weiterhin Lücken zwischen Bedarf und Umsetzung.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz hat im Vergleich zu vor zwei Jahren deutlich zugenommen, bleibt insgesamt aber noch auf einem frühen Niveau. Gleichzeitig ist die Offenheit gegenüber zukünftigen Anwendungen hoch: Ein Großteil der Fuhrparkverantwortlichen kann sich den Einsatz von KI perspektivisch vorstellen. Die größten Potenziale werden vor allem in datengetriebenen Anwendungsfeldern gesehen. Dazu zählen insbesondere Analysen und Reporting, aber auch unterstützende Funktionen in Bereichen wie Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration oder Schadensmanagement. Gründe gegen den Einsatz liegen aktuell meist weniger in konkreten Hürden als vielmehr in einem noch nicht erkannten Bedarf sowie allgemeinen Anforderungen wie Datenschutz oder Systemkomplexität.
Über die Studie
Die Dataforce Fuhrparkmanagement Studie 2026 liefert umfassende Einblicke in Strukturen, Prozesse und Herausforderungen im deutschen Fuhrparkmanagement. Im Fokus stehen sowohl die Organisation und Steuerung von Fuhrparks als auch zentrale Themen wie Fahrzeugbeschaffung, Kostenmanagement und der Einsatz digitaler Lösungen.
Neben einer Analyse der Zeitverteilung Aufgabenprofile der Fuhrparkverantwortlichen werden außerdem Beschaffungsprozesse sowie die Bedeutung von Total Cost of Ownership (TCO) und Kostenkontrolle – insbesondere im Kontext zunehmender Elektrifizierung beleuchtet. Ein weiterer Schwerpunkt der Studie liegt auf der Nutzung und Bedeutung von Softwarelösungen sowie dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Fuhrparkmanagement. Dabei wird untersucht, welche Systeme aktuell genutzt werden, wo funktionale Lücken bestehen und in welchen Bereichen künftig Potenziale gesehen werden. Für die Studie wurden die Ergebnisse einer Online-Befragung von 300 oder mehr Fuhrparkverantwortlichen analysiert. Mehr dazu erfahren Sie unter: info.dataforce.de/fuhrparkmanagement-studie-2026-website
