Die TCO (Total Cost of Ownership) im Fuhrpark stabil zu halten oder gar zu senken ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wir haben im April zu einer Blitzumfrage aufgerufen: „Kostenmanagement – alle Ausgaben im Griff?“. An dieser Stelle besten Dank für Ihre Teilnahme!
Interessanterweise steht bei der Hälfte der Befragten das Aufgabenpaket TCO gar nicht im Fokus. Die Übrigen sehen Einsparpotenziale vor allem bei der Fahrzeugbeschaffung sowie bei Treibstoff und Energiekosten (mehr zu unserer Umfrage).
Unterschätzen Fuhrparkmanager ihre eigenen Möglichkeiten? Wir haben Nikolai Csima, Geschäftsführer der Beratungsfirma carmacon GmbH Fleetsolutions & Consulting, befragt, wie Fuhrparkleiter ihre Kosten im Griff behalten und senken können.
Herr Csima, mit welchen Preisentwicklungen werden Flottenmanager in der nächsten Zukunft zu kämpfen haben, was sind die Trends?
Wenn man sich die aktuelle politische Entwicklung anschaut, dürften die Preise für fossile Kraftstoffe, also Diesel und Benzin, weiter steigen. Bei zirka 25 Prozent Anteil an den Gesamtkosten spielt das naturgemäß eine relevante Rolle. Daneben sorgt das erfreulicherweise zunehmende Angebot an Assistenzsystemen in der Konsequenz für steigende Fahrzeugpreise beziehungsweise dementsprechend höhere Wertverluste. Und nicht zuletzt sollte jeder Fuhrparkverantwortliche seine Schadenskosten beziehungsweise seine Schadensquote genau im Blick behalten. Denn hier lauert ein zweifaches Risiko: Schadens- und Versicherungskosten, die massiv steigen.
Welche Strategien helfen gegen die Kostensteigerungen, wie kann eine Flotte in den nächsten Jahren einigermaßen kostenkonstant betrieben werden?
Wer über Kostenreduzierung oder zumindest über Stagnation nachdenken möchte, muss zunächst die organisatorischen Grundvoraussetzungen schaffen. Ohne geeignete Kostenrechnung und Systeme, welche die Verwaltungs- und Controllingprozesse IT-technisch unterstützen, lässt sich heute kein Blumentopf mehr gewinnen. Das fängt bereits bei 20 bis 30 Fahrzeugen an.
In Bezug auf die Fuhrparkstruktur muss man sich sehr genau Gedanken über die Car-Policy machen. Sie legt den groben Rahmen für die resultierenden Kosten fest. Häufig beginnt die Wertminderung am Ende der Leasingzeit schon bei der Konfiguration des Fahrzeugs.
Die Fahrer sollten definitiv über eine geeignete Nutzervereinbarung eingefangen werden. Letztlich entscheidet der Fahrer durch den Umgang mit dem Auto und durch seine Fahrweise über wesentliche Kostenbestandteile. Wer seine Fahrer nicht in die Verantwortung nimmt, muss sich nicht über die Ergebnisse wundern!
Ein professionelles Risiko- und Schadenmanagement ist unabdingbar. Hier können schnell 30 Prozent der entstehenden Kosten reduziert und gleichzeitig durch eine Verbesserung der Schadensquote das Risiko explodierender Versicherungsprämien minimiert werden.
Augen auf beim Leasing! Ohne ein laufendes Controlling der Laufleistungen der Fahrzeuge und einen professionellen Rückgabeprozess droht hier oft eine böse Überraschung am Ende der Vertragszeit. Durchschnittlich 3.000 Euro und mehr je Fahrzeugrückgabe sind dann keine Seltenheit.
Vorsicht bei isoliert durchgeführten Kursen zum Thema Kraftstoffeinsparung. Ohne ein breit angelegtes Maßnahmenpaket, welches über einen längeren Zeitraum geplant ist, verpufft die Wirkung einer solchen Maßnahme und sorgt letztlich nur für Kosten.
Inwieweit kann intelligente Flottenmanagement-Software Einsparungen bringen?
Die wesentlichen Einspareffekte entstehen vor allem durch die gewonnene Transparenz. Ohne diese lassen sich keine Einsparpotenziale identifizieren. Daneben sorgen diese Systeme durch die Möglichkeit einer automatisierten Verarbeitung von Daten, Kommunikationsschnittstellen zu den Fahrern (Mailfunktion), eine elektronische Fahrzeugakte und ein automatisiertes Standardreporting für eine deutliche Entlastung im Bereich der Verwaltungskosten. Poolfahrzeugsysteme sorgen zudem für eine bessere Übersicht über die Auslastung und können durch intelligente Buchungsalgorithmen auch zu einer Reduzierung der benötigten Fahrzeuge führen.
Ab welcher Größe lohnt sich eine detaillierte Bedarfsanalyse und welche Kosten kommen auf den Betreiber zu?
Eine umfassende Fuhrparkanalyse, welche sowohl den Bedarf an Fahrzeugen als auch die bestehenden Verwaltungs- und Controllingprozesse sowie den Grad der Risikoabwehr im Bereich Halterhaftung untersucht, lohnt sich de facto für jeden Fuhrpark. Je kleiner die Flotte, desto geringer der Beratungsaufwand. Der Nutzen einer Beratung übersteigt im Normalfall die Kosten bei weitem. In manchen Fällen reicht auch schon eine punktuelle Analyse (wie beispielsweise Halterhaftung oder Dienstwagenordnung).
Was sind die Inhalte einer Bedarfsanalyse und welche Einsparpotenziale verbergen sich dahinter?
Eine umfassende Fuhrparkanalyse muss individuell auf das Unternehmen und seinen Fuhrpark abgestimmt sein. Sie sollte jedoch auf jeden Fall folgende Punkte umfassen:
– Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation
– Untersuchung der aktuellen Kosten- und Controllingsituation
– Analyse eingesetzter Softwaretools
– Prüfung des Mobilitätsbedarfes (quantitativ und qualitativ)
– Prüfung der Halterhaftungssituation
– Strategische Optionen im Bereich alternativer Antriebe.
Neben einer fundierten Ist-Analyse müssen Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. In der Folge davon wird ein detaillierter Maßnahmenplan erstellt. Einsparmöglichkeiten lassen sich selten im Vorfeld genau bestimmen. Dies herauszufinden, ist die eigentliche Aufgabe der Analyse. Größte Vorsicht gilt bei Beratern, die bereits im Vorfeld wissen, wie hoch das Einsparpotenzial sein wird oder womöglich als Entlohnung daran beteiligt werden wollen. Wir haben beispielsweise definitiv jedoch noch keine kostenorientierte Analyse durchgeführt, deren Einsparung nicht ein Vielfaches der eigentlichen Beratungskosten gebracht hätte. Oft schon im ersten Jahr. Entscheidend ist, dass ein Berater die Erfahrung hat, hinter die Kulissen zu schauen und natürlich, dass er ein guter Zuhörer ist!
Lohnt sich Outsourcing der gesamten Flotte oder von Teilen des Managements?
Diese Frage kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Fakt ist, dass es besser ist, den Fuhrpark in die Hände von Dritten zu geben – bevor sich gar niemand darum kümmert. Dennoch bleiben auch bei einer umfassenden Auslagerung der Verwaltung bestimmte Tätigkeiten wie beispielsweise Kommunikation, Definition der Fuhrparkstrategie oder Controlling des Dienstleisters weiterhin im Unternehmen. Nach unserer Erfahrung ist es ab einer bestimmten Flottengröße sinnvoller, die Fuhrparkverwaltung in Eigenregie zu organisieren. Geschlossene Serviceraten können dabei helfen, den Aufwand zu reduzieren. Die Qualität einer Dienstleistung lebt und stirbt mit dem Mitarbeiter auf der anderen Seite. Leider gibt es bei einigen Fuhrparkdienstleistern gerade im Kundenbetreuungsbereich eine sehr hohe Fluktuation. Dies kann dann meist nicht durch standardisierte Dienstleistungsprozesse aufgefangen werden. In der Konsequenz sorgt dies beim Kunden für Probleme, die er dann selbst nicht abfedern kann, da er ja das dafür notwendige Personal und Know-how abgebaut hat. Keine gute Situation!
Herr Csima, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.
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